Efficiënte productie vraagt om actuele informatie op de werkvloer

Één systeem, minder ruis in het proces

De spanning in veel interieurbouwprojecten zit niet in het ontwerp of de uitvoering, maar in de overdracht daartussen. Informatie verandert, maar bereikt niet altijd op tijd de werkvloer. In bedrijven waar met meerdere systemen wordt gewerkt, moeten gegevens telkens opnieuw worden ingevoerd, gecontroleerd of aangevuld. “Met alle risico’s van dien”, zegt Michel Koelewijn projectleider bij BORM. “Soms ligt een tekening al in de werkplaats terwijl er nog iets aangepast moet worden. Als je informatie handmatig moet bijhouden en doorgeven, gaat het daar mis.”

Volgens de softwareleverancier wordt de oplossing steeds vaker gezocht in het samenbrengen van processen binnen één systeem. Ontwerp, calculatie, werkvoorbereiding, planning en productie sluiten dan direct op elkaar aan, waardoor informatie niet meer hoeft te worden overgezet. Wijzigingen worden automatisch doorgevoerd en zijn voor iedereen zichtbaar, ook op de werkvloer.

Daarmee verschuift ook de rol van ERP. Het systeem werd eerder vooral ingezet voor administratie en nacalculatie, maar wordt nu gebruikt om tijdens het proces bij te sturen. Inzicht in uren, kosten, voortgang en planning is continu beschikbaar, waardoor bedrijven sneller kunnen reageren op afwijkingen. Koelewijn: “Je ziet tijdens het project al of je uren en kosten uit de pas lopen. Dan kun je nog ingrijpen en voorkom je verrassingen achteraf, zowel voor het bedrijf als voor de klant.”

Ook externe factoren, zoals leverdata van materialen, worden direct meegenomen in de planning. Dat maakt knelpunten eerder zichtbaar waardoor bedrijven hun planning, waar nodig, kunnen bijstellen. Beslissingen worden bovendien genomen op basis van actuele gegevens, zonder extra controles.

Verandering in werkwijze

De invoering van zo’n geïntegreerde werkwijze raakt de hele organisatie, van werkplaats tot administratie en verkoop. Dat vraagt om aanpassingen en kan weerstand oproepen, zeker bij medewerkers die gewend zijn om hun eigen manier van werken te volgen. Volgens BORM is dat een herkenbaar patroon. 

In zulke trajecten begeleidt BORM daarom de interieurbouwers bij het herinrichten van hun processen, met aandacht voor training en het stapsgewijs meenemen van medewerkers. “Het is niet alleen nieuwe software, het is een andere werkwijze”, zegt Koelewijn. Bedrijven moeten leren vertrouwen op de informatie uit het systeem en hun werkproces daarop afstemmen.

De noodzaak om processen te digitaliseren neemt toe naarmate bedrijven groeien. Waar kleinere ondernemingen nog kunnen terugvallen op korte lijnen en een goed overzicht, wordt dat lastiger zodra meerdere mensen gelijktijdig aan projecten werken. “Vanaf een man of tien wordt het echt nodig. Anders zijn mensen druk met het zoeken van de juiste informatie, in plaats van productief te zijn.”

Dat de Zwitserse moederorganisatie BORM dit jaar zijn vijftigjarig jubileum viert, benadrukt de continuïteit van het bedrijf. Een nieuwe generatie heeft het stokje overgenomen en zet de koers voort richting verdere digitalisering van de interieurbouw.